4. Digitale snelwegen en wendbare reisleiders

Ruim anderhalf jaar geleden zijn we gaan werken met het systeem Tobias 365. We blijven inzetten op het verbeteren van het systeem om meer maatwerk te kunnen leveren aan onze huurders en andere stakeholders. Daarom zijn er een aantal QuickScans uitgevoerd om te kijken hoe onze medewerkers het systeem gebruiken, wat zij nog missen en waar eventuele verbeteringen mogelijk zijn. De resultaten van deze scans worden besproken met de beheerorganisatie en de verbeteringen worden doorgevoerd in het systeem.

Met ons klantportaal bieden we huurders onder andere de gelegenheid om gegevens in te zien, een reparatieverzoek in te dienen en een vraag te stellen. Daarnaast zijn er nog vele andere mogelijkheden. De leverancier heeft een nieuw en verbeterd klantportaal uitgebracht. We bekijken welke functies van toegevoegde waarde zijn voor onze huurders, om vervolgens een keuze te maken om over te stappen.

We zetten in op het verder inrichten van een kennisbank. Een kennisbank zorgt ervoor dat alle kennisgerelateerde zaken op één plaats staan. Onze klantadviseurs kunnen gemakkelijk de veel gestelde vragen raadplegen, waardoor zij altijd een antwoord paraat hebben en de huurder snel en eenduidig kunnen helpen. De kennisbank wordt geïntegreerd in het klantvolgsysteem waarmee team Klant dagelijks werkt. Op deze manier is alle klantinformatie in één oogopslag zichtbaar.

Woonpartners maakt gebruik van een standaard rapportenset (Corporatiemonitor) dat door de leverancier (Aareon) wordt aangeboden. De eerste rapporten zijn inmiddels ingericht. De volgende stap is het inrichten van de datakwaliteitsrapporten van de diverse processen. Het doel is om maandelijkse monitoringsgesprekken te voeren (gericht op de ontwikkelingen) en datakwaliteit (inclusief beheersmaatregelen) te borgen.

We hebben gemerkt dat onze huidige apparatuur niet meer optimaal functioneert voor bepaalde programma’s. Dit kan de efficiëntie en productiviteit van het werk beïnvloeden. Daarom wordt de bestaande apparatuur vervangen. Deze vervanging leidt tot een betere werkomgeving, zodat onze medewerkers optimaal kunnen werken met de beschikbare programma’s. Bij de vervanging houden we rekening met duurzaamheid: we vervangen apparatuur niet sneller dan nodig is en bij vervanging kiezen we voor energiezuinige apparatuur. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor de bedrijfskosten.

De basis voor onze Woonpartners Online Werkplek (WOW) is gelegd en nu richten we ons op verdere uitbreiding van apps en samenwerkmogelijkheden met partners. De ambassadeurs van WoW betrekken collega’s hier actief bij, met ondersteuning van de IT-partner.

Werken aan privacy en informatiebeveiliging is belangrijk voor Woonpartners. Het gaat niet alleen om technische maatregelen, maar ook om het bewustzijn van medewerkers. Een bewustwordingscampagne is belangrijk om medewerkers bewust te maken van hun rol in het beschermen van gegevens. Medewerkers worden getraind door de inzet van e-learning.

Het team privacy en informatiebeveiliging werkt samen met de IBP-Commissie (informatiebeveiliging en privacy). Deze commissie houdt toezicht op de voortgang en bespreekt de acties uit de opgestelde jaarplannen. Een gecombineerde aanpak van jaarplannen, bewustwordingscampagne, e-learning en betrokkenheid van de IBP-Commissie draagt bij aan een veilige en bewuste omgang met privacy en informatiebeveiliging binnen Woonpartners.

De reden om wendbaarheid te willen bevorderen komt voort uit externe factoren, zoals veranderingen die elkaar steeds sneller opvolgen. Woonpartners kan hierop beter voorsorteren met medewerkers die lekker in hun vel zitten en nieuwsgierig zijn naar de wereld om hen heen. Woonpartners zet daarom in op het verbeteren van de vitaliteit en (mentale) gezondheid van medewerkers, door medewerkers richting, ruimte en aandacht te geven.

De koers van Woonpartners krijgt in 2025 meer verdieping door het koersplan 2025 – 2030. Dat geeft een actuele richting aan medewerkers voor het werk dat ze doen en voor hun bijdrage aan het bieden van een thuis aan huurders in Helmond. 

De autonomie en regelruimte die medewerkers krijgen, zit verweven in onze besluitvormingstrajecten, in onze manier van samenwerken, in onze cultuur. Voor zover nog niet alle medewerkers de ruimte voelen voor ontwikkeling en eigen inbreng, leveren de Goede Gesprekken in 2025 daar een bijdrage aan. In jaarplannen wordt opgeschreven welke opgaven er zijn in het jaar en in het Goede Gesprek wordt vooral gesproken over hoe de medewerker daar zijn of haar beste bijdrage aan kan leveren. De in 2024 in gebruik genomen rolprofielen zetten ook in op hoe de medewerker kan bijdragen aan de koers en de verwachting is daarom dat de gesprekken een aangepaste, verbeterde inhoud krijgen. Het opleidingsbudget wordt verruimd en de ontwikkeling van medewerkers via het Loopbaanbudget gestimuleerd.

Alles wat aandacht krijgt, groeit en dat is wat medewerkers van Woonpartners gegund wordt. Om te weten of zij echt lekker in hun vel zitten, wordt in 2025 opnieuw de peilstok van een PMO gebruikt om te ontdekken of het goed gaat met de medewerkers en wat de verbetermogelijkheden zijn. Door eenzelfde onderzoek te doen, kunnen de uitkomsten vergeleken worden met onderzoeksresultaten uit 2021 en (eind) 2022. Daarmee krijgt Woonpartners inzicht in de ontwikkeling van de organisatie en in verbetermogelijkheden.

Woonpartners zet in 2025 ook middelen in om aandacht te geven en ruimte te bieden aan toekomstige medewerkers. De deur is weer opengezet voor mbo en hbo stagiairs die werkervaring willen opdoen door mee te werken of afstuderen. Het ligt ook in de bedoeling om een werkervaringsplaats beschikbaar te stellen voor een kandidaat die zich minder makkelijk beweegt op de arbeidsmarkt. Verder blijft Woonpartners zich samen met Jinc inspannen voor kinderen in Helmond voor wie het hebben van kennis over bedrijven en een netwerk in Helmond, niet vanzelfsprekend is.