2. Onze organisatie

Woonpartners is een stichting die geleid wordt door een directeur-bestuurder (het Bestuur). Sinds 1 juli 2019 is dat de heer Bas Sievers. De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het bestuur. Deze bestaat uit 5 leden. Het Bestuur en de RvC laten zich leiden door afspraken die zij samen hebben gemaakt en hebben vastgelegd in onze Statuten, het Reglement Raad van Commissarissen en het Bestuursreglement en in een Visie op Toezicht en Bestuur. Deze documenten kan iedereen inzien op onze website. Hoe de RvC werkt en waar de RvC zich in 2025 specifiek mee bezig heeft gehouden, is te lezen in Hoofdstuk 6, het Verslag van de Raad van Commissarissen.

De directeur-bestuurder neemt in samenspraak met het managementteam de besluiten bij Woonpartners. Het managementteam bestaat uit vier managers die dagelijks leidinggeven aan de verschillende afdelingen binnen Woonpartners. Zij worden hierin bijgestaan door vier teamleiders.

De Ondernemingsraad van Woonpartners (OR) komt op voor de belangen van de medewerkers en denkt mee over de maatschappelijke vraagstukken waarvoor we staan. Onze OR zet zich in voor een transparante organisatie waarbij een duidelijke visie, heldere besluitvorming en draagvlak centraal staan.

De OR bestaat uit vijf medewerkers. Zij zijn gekozen door de medewerkers van Woonpartners. De OR heeft door adviesrecht, instemmingsrecht, initiatiefrecht en recht op informatie van de werkgever, invloed op de bedrijfsvoering van Woonpartners.Paragraaf 2.6. bevat het verslag van de Ondernemingsraad van Woonpartners.

In het belang van onze huurders en onze toekomstige huurders werken we nauw samen met de Huurders Belangen Stichting van Woonpartners (HBS-WP). De HBS komt op voor de belangen van de huurders van Woonpartners en overlegt met ons over allerlei onderwerpen die voor onze huurders belangrijk zijn. Denk daarbij aan de beschikbaarheid en betaalbaarheid van woningen in Helmond, duurzaamheid, energielasten en de leefbaarheid in buurten. 

Los van het gegeven dat de HBS een van de belangrijkste gesprekspartners is van Woonpartners, heeft ze namens huurders inspraak op verschillende bedrijfsprocessen. Bijvoorbeeld bij de oprichting of fusering van vennootschappen, de benoeming van leden van de RvC en de prestatieafspraken. Paragraaf 3.7 van dit jaarverslag gaat dieper in op Huurdersbelangen.

Onze organisatiestructuur is weergegeven in onderstaand organogram:

Het verzuimpercentage was in 2025 hoger dan in 2024, 4,64 % tegenover 3,52 % in 2024. Het kort tot middellang verzuimcijfer was 0,83 %. Dat is vergelijkbaar met 2024 waarin dat percentage 0,85 was. Daaruit kun je opmaken dat het gestegen verzuimcijfer, vooral het gevolg is van langdurig verzuim. De verzuimfrequentie bleef laag, namelijk 0,78 (was 0,68 in 2024). Twee medewerkers zijn in het verslagjaar uitgestroomd wegens langdurig verzuim.

In 2025 is circa de helft van de laptops binnen de organisatie vervangen. De vervanging was noodzakelijk omdat een deel van de bestaande laptops geen beveiligingsupdates meer ontving en daarmee niet meer voldeed aan de beveiligingsnormen van Woonpartners. Door deze vernieuwing is de digitale veiligheid vergroot en is een stabiele, toekomstbestendige werkplek voor medewerkers gewaarborgd.

In het Document Management Systeem (DMS) van Aareon waren vanuit het verleden diverse privacygevoelige gegevens opgeslagen, zoals burgerservicenummers (BSN’s) en volledige kopieën van identiteitsbewijzen. Dit is niet langer toegestaan onder de huidige privacywetgeving.

Hoewel voorafgaand aan de migratie naar het digitale archief al een eerste opschoning had plaatsgevonden, bleef onzeker of alle gevoelige gegevens waren verwijderd. Daarom is in 2025 het volledige digitale archief opnieuw gescand en zijn alle resterende privacygevoelige gegevens verwijderd. Hiermee voldoet het archief aan de geldende wet- en regelgeving en is het risico op datalekken verder beperkt.

In juni 2025 vonden OR-verkiezingen plaats, waarbij een grotendeels vernieuwd team is samengesteld. Door het vertrek van enkele leden en de aanmelding van drie nieuwe kandidaten konden voor het eerst in tien jaar opnieuw verkiezingen worden georganiseerd, ditmaal volledig digitaal.

De gekozen leden zijn: Bianca Steenbakkers, René van de Ven en Arno van den Berg. In overleg is vervolgens de nieuwe taakverdeling vastgesteld.

De OR richtte zich in 2025 op de verdere uitwerking van de overgang van functies naar rollen, een traject dat in 2024 is gestart. Daarnaast trad een nieuwe CAO in werking, geldig tot 1 april 2027.

Het merendeel van de aandacht ging uit naar de fusie met Volksbelang. Ook het Sociaal Plan, de secundaire arbeidsvoorwaarden en de strategische personeelsplanning (SPP) waren belangrijke thema’s. De geplande SPP-overleggen zijn vanwege het fusietraject doorgeschoven naar 2026.

Tijdens inloopmomenten heeft de OR actief signalen en zorgen van collega’s verzameld over de mogelijke fusie. Deze input is ingebracht in gesprekken met de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen (RvC).

In 2025 vonden twee artikel 24 overleggen plaats:

• 3 juli 2025 – Focus op de haalbaarheid van de fusie op basis van de Fusie Effect Rapportage.
• 11 december 2025 – Bespreking van de ervaringen en voortgang in de afrondende fase van het traject.

Er hoefde geen advies te worden uitgebracht over een nieuw RvC lid; de OR was positief over het aanblijven van een zittend commissaris tot minimaal na de fusie.

In 2025 sprak de OR meerdere keren met de directeur-bestuurder over onderwerpen zoals de fusievoorbereiding, personele bezetting, arbeidsvoorwaarden en vitaliteit. Daarnaast werden aanvullende overleggen gehouden in kleinere samenstelling om snel te kunnen schakelen waar nodig.

In oktober organiseerde de OR een tweedaagse heisessie onder begeleiding van een externe adviseur. De nadruk lag op samenwerking, rolverdeling en het voorbereiden van de OR op veranderingen die uit de mogelijke fusie voortvloeien.

Voor 2026 staat de vorming van een Tijdelijke Ondernemingsraad (TOR) gepland. In overleg met de ondernemingsraad van Volksbelang is afgesproken dat twee van hun OR-leden toetreden tot de huidige OR. Deze TOR blijft actief tot de verkiezingen van 2027.

Tevens zal de Strategische Personeelsplanning veel aandacht krijgen.

Vanzelfsprekend onderschrijven we deze governancecode bij Woonpartners. We zijn ons ervan bewust dat we een belangrijke maatschappelijke positie innemen en de governancecode helpt het bestuur en onze RvC om een voorbeeld te zijn voor iedereen binnen Woonpartners en de sector. De normen die daarbij horen, gelden niet alleen voor onze directeur-bestuurder en leden van onze RvC. De code is er voor medewerkers op alle niveaus van de organisatie. In hun werk dragen zij bij aan een integere cultuur waarin het vanzelfsprekend is je te verantwoorden en transparant te zijn over je handelen.  

De code geeft richting aan hoe we als woningcorporaties functioneren om onze maatschappelijke opdracht goed te kunnen uitvoeren. Vanuit vijf principes die in de governancecode beschreven zijn, komen we tot een open cultuur met ruimte voor reflectie en tegenspraak, het afleggen van verantwoording en aanspreekbaar zijn, blijven leren, openstaan voor het gesprek, bewustzijn en het beheersen van risico’s. 

De governancecode 2025 is leidend in ons handelen en is een van deze doelstellingen. Het belang en het bewustzijn ervan houden we zo blijvend onder de aandacht. De vernieuwde governancecode is in 2025 onder de aandacht gebracht en besproken met de medewerkers, bestuur en RvC van Woonpartners en is gepubliceerd op de website van Woonpartners.

Behalve aan doeltreffend, doelmatig en transparant werken, hechten we ook veel waarde aan integer werken en handelen. Integriteit heeft alles te maken met normen en waarden en met respect en oog hebben voor de belangen van anderen. Het gaat om vertrouwen. En om een gedeelde basis, waardoor niet elk deelonderwerp elke keer hoeft te worden afgestemd. In de basis stellen we ons altijd, bij alles wat we doen, de vraag: ‘Is dit de goede keuze of de goede manier?’
Juist omdat iedereen integer handelen net even anders invult, we hebben een integriteitscode opgesteld, als richtingwijzer en bedoeld als hulpmiddel in gesprekken over hoe te handelen naar onze waarden. Onze integriteitscode is geen uitputtend reglement en het is geen hoeveelheid aan regels. Het is een denk- en werkkader waar ons handelen in moet passen. We stimuleren alle medewerkers, de directeur-bestuurder, de Raad van Commissarissen én iedereen die optreedt namens Woonpartners zich te houden aan de richtlijnen uit onze integriteitscode. We geven het thema integriteit structureel aandacht tijdens teamoverleg door dilemma’s uit de dagelijkse praktijk en algemene casuïstiek en de mogelijke bijbehorende overwegingen bespreekbaar te maken. In 2025 hebben we naar aanleiding van teamsessies integriteits- en fraudecasuïstiek verdiepende gesprekken gevoerd met een aantal individuele medewerkers om zo een beter beeld te krijgen wat er op de werkvloer eventueel speelt. Uit deze gesprekken zijn geen bijzonderheden voort gekomen. Op die manier houden we integer handelen in de dagelijkse praktijk onder de aandacht.

Ondanks dat we op een eerlijke en integere wijze werken, kunnen we niet altijd voorkomen dat medewerkers met een situatie te maken krijgen waarin mogelijk sprake is van een (maatschappelijke) misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid. Het is niet gemakkelijk om (vermoedens van) misstanden te bespreken of te melden. Toch vinden we het heel belangrijk om van deze situaties te weten, zodat we er iets aan kunnen doen.

Daarom heeft Woonpartners een ‘Regeling melding misstand’. Deze regeling is eind 2023 goedgekeurd door zowel de OR als de RvC en vervangt de klokkenluidersregeling die onderdeel was van onze Integriteitscode. De ‘Regeling melding misstand’ wijst medewerkers de weg bij het melden van een misstand en zorgt ervoor dat medewerkers dit veilig kunnen doen. Deze regeling is bedoeld voor álle medewerkers van Woonpartners, maar kan ook gebruikt worden door leveranciers, opdrachtgevers, (onder)aannemers en partners De regeling is hier in te zien.

We vinden het belangrijk dat huurders de mogelijkheid hebben het bij ons te uiten als zij niet tevreden zijn over onze dienstverlening of de manier waarop ze door iemand van ons bejegend zijn. We willen hier alleen maar van leren, zodat onze dienstverlening continu afgestemd blijft op de wensen van onze klant. Hoe we omgaan met uitingen van ontevredenheid, hebben we beschreven in onze klachtenprocedure. Via een stappenplan op onze website kunnen huurders die procedure doorlopen.

Ons uitgangspunt is altijd dat wij samen met onze huurders willen zoeken naar oplossingen om de kwaliteit van wonen te vergroten.Als dit ondanks de goede bedoelingen niet lukt, kunnen huurders zich wenden tot de Regionale Geschillencommissie. Deze commissie is onafhankelijk en behandelt geschillen van meerdere corporaties. De commissie bestaat uit vijf leden die geen binding hebben met Woonpartners.

In de Woningwet is vastgelegd dat woningcorporaties één keer per vier jaar een visitatie laten uitvoeren door een geaccrediteerd onafhankelijk bureau. Visitaties geven een beeld van de maatschappelijke prestaties van corporaties in de lokale context en daarmee aanknopingspunten voor verbetering en samenwerking. Uiteindelijk draagt iedere visitatie daarmee bij aan maatschappelijk leren en aan beter wonen in Nederland. De laatste keer dat Woonpartners is gevisiteerd was in 2024. Dit betrof de visitatieperiode 2020-2024.

In 2025 heeft de inventarisatie van strategische risico’s zich gefocust op de risico’s die kunnen ontstaan door een fusie met Volksbelang. In dit onderzoek zijn geen risico’s naar voren gekomen die een fusie in de weg staan of na fusie een risico vormen. Daar waar mogelijke risico’s zichtbaar zijn, zijn deze op voldoende wijze door Woonpartners inzichtelijk en worden maatregelen getroffen om deze risico’s te minimaliseren.

De financiële risico’s die van invloed kunnen zijn op de fusie, zijn onderzocht in een Due Dilligence onderzoek. Hieruit is gebleken dat er ook na fusie sprake is van een financieel gezonde corporatie, die voldoet aan de financiële normen zoals deze worden gesteld door onze externe toezichthouders. Naast financiële risico’s zijn in dit onderzoek ook vastgoedrisico’s, organisatorische en personele risico’s onderzocht. Op geen van de onderzochte gebieden zijn risico’s onderkend die een fusie in de weg staan of die na fusie een risico vormen voor Woonpartners.

Deze risico’s kunnen de kwaliteit van de dagelijkse werkzaamheden raken, bijvoorbeeld omdat de kwaliteit niet aan onze wensen voldoet, processen niet volgens afspraak worden uitgevoerd wat kan leiden tot fouten en daarmee risico’s. Door het uitvoeren van risico analyses en controles signaleren we dit. Het risicobewustzijn bij Woonpartners wordt van voldoende niveau geacht. Het zichtbaar inventariseren van risico’s en het waar nodig beheersen van de risico’s blijft een jaarlijks terugkerend onderwerp. Ook bij investeringsvoorstellen worden risicoanalyses gemaakt en voorzien van beheersmaatregelen. Besluiten die door onze RvC worden genomen, worden voorzien van een advies van de concerncontroller waarbij aandacht wordt gegeven aan de mogelijke risico’s.

De accountant en onze externe toezichthouder, de Autoriteit Woningcorporaties, blijven aandacht vragen voor het onderwerp fraude. In 2025 hebben we intern met diverse medewerkers gesprekken gevoerd over fraude en integriteit om het bewustzijn op dit onderwerp actueel te houden maar ook om te horen hoe medewerkers dit ervaren. Daarbij is de relatie met externe partijen ter sprake gebracht en ook de onderlinge relatie met collega’s en leidinggeven. De uitkomsten uit deze gesprekken hebben geen bevindingen opgeleverd die aanleiding geven tot nader onderzoek.

Woonpartners accepteert geen fraude van haar werknemers, huurders of partners. Wij hebben een medewerker wiens taak het is om ondermijning op te sporen en actie te ondernemen als het gaat om het onrechtmatig gebruik van de huurwoning. Doel is onder andere om onze woningen beschikbaar te hebben daar waar ze voor bedoeld zijn en aan hen te verhuren die daar recht op hebben.

Om er zorg voor te dragen dat onze IT-omgeving veilig is, zijn we in 2023 gestart om een impuls te geven aan informatieveiligheid en cyber-security. Hiervoor wordt een actieplan opgesteld dat in 2024 tot uitvoer is gebracht en in 2025 vervolg heeft gekregen. Dit doen we ook op het gebied van privacy. Zorgvuldig omgaan met gegevens van onze huurders is van essentieel belang. Om de risico’s op gebied van IT verder aan te scherpen zijn extra maatregelen genomen om binnentreden door kwaadwillende te voorkomen. Mocht Woonpartners gehackt worden, dan voorziet de afgesloten cyberverzekering in ondersteuning en begeleiding bij het herstelproces.

In 2025 hebben er geen (meldingen van) datalekken plaats gevonden.

De interne beheersing zegt iets over de mate waarin Woonpartners “de zaken op orde heeft”. Onze accountant toetst opzet, implementatie en kwaliteit van de jaarrekening. In haar bevindingen heeft de accountant één aanbeveling gegeven die gericht is op de waardering van ons vastgoed. Deze aanbeveling heeft geen gevolgen gehad voor de Jaarrekening en er is geen risico door ontstaan. De aanbevelingen zijn intern opgevolgd door het aanpassen van een proces. Naast de aanbeveling geeft de accountant nog enkele aanvullende suggesties die Woonpartners kan gebruiken om haar interne beheersing verder te verbeteren. Deze suggesties neemt Woonpartners ter harte en onderzoekt op welke wijze wij hier invulling aan gaan geven.

Wij toetsen de interne beheersing door o.a. het uitvoeren van audits. Dit zijn onderzoeken waarbij van een totaalproces beoordeeld wordt of wij werken volgens onze interne afspraken (beleid en proces) en of daar verbetering mogelijk is. Een aantal audits voeren wij zelf uit, een aantal worden door BDO (advies en accountancy) uitgevoerd. In 2025 zijn er vier audits uitgevoerd (Privacy, Informatiebeveiliging, Mens & Organisatie, Contract- en leveranciersmanagement). Deze bevinden zich eind 2025 nog in de afrondende fase. Voor audits geldt dat verbeterpunten worden benoemd en, waar nodig, opgepakt om daarmee onze interne beheersing verder te verbeteren. Daarnaast voeren wij reguliere controles uit op diverse onderwerpen zoals Passend toewijzen en Verkopen omdat wij hier aan externe regelgeving gebonden zijn. Het niet voldoen kan gevolgen hebben. De controle op Passend toewijzen in 2025 was ten tijde van het schrijven van het Jaarverslag nog niet volledig afgerond. Het deel wat al wel is afgerond laat geen bevindingen zien. Ook op diverse andere onderdelen uit diverse processen worden controles uitgevoerd waarbij deze vooral risicogericht zijn ingestoken.

Dat Woonpartners goede stappen zet, werd in 2024 bevestigd door de Autoriteit Woningcorporaties (Aw). Zij gaven ons in 2024 de risico inschatting laag op alle onderdelen (Risicomanagement, Volkshuisvestelijk belang, Kwaliteit bestuur en Controlfunctie). Dit oordeel is daarmee ongewijzigd ten opzichte van vorige jaren. In 2025 hebben wij geen nieuw oordeel ontvangen. Wel heeft de Aw de beoogde fusie met Volksbelang op diverse onderdelen beoordeeld en heeft de Aw de fusie goedgekeurd.

Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), de organisatie die garant staat voor onze leningen, ziet ons ook in 2025 als een organisatie met een laag tot gemiddeld risicoprofiel. Het beeld ten opzichte van voorgaand jaar is per saldo niet veel gewijzigd. De beheersing van risico’s blijft voldoende.