4. Bedrijfsvoering

Woonpartners en Volksbelang beogen een fusie te bewerkstelligen per 1 januari 2026. Op basis van een integrale planmatige aanpak gebaseerd op de samenhang van systemen, processen, informatie en mensen resulteert het fusieproject in:

• Één ERP-systeem met geharmoniseerde uniforme processen, waarbij beide organisaties als zijnde één organisatie werkt,
• Een gerationaliseerd applicatielandschap,
• Data en documenten die op een gecontroleerde wijze zijn geconverteerd als basis voor een betrouwbare informatievoorziening,
• Opgeleide medewerkers,
• Een organisatie die klaar is voor toekomstbestendig werken en waarin eigenaarschap van de verandering wordt gedragen,
• Bewoners en woningzoekenden die profiteren van een uniforme dienstverlening.

Voorbereidingen zijn in 2025 in volle gang. De optimalisatiefase van het fusietraject zal in 2026 plaatsvinden. We bouwen voort op de stabiele basis die 2025 is gelegd. We analyseren het gebruik van de samengevoegde applicaties en de bijbehorende processen om verbetermogelijkheden te identificeren. Samen met gebruikers en beheerders prioriteren we verbeterkansen en voeren we gerichte optimalisaties door in processen, inrichting en werkwijzen. Ook kijken we naar verdere integratie van applicaties en de stuur- en verantwoordingrapportages.

We gaan kijken of het huidige inkoopsysteem verder kan voldoen aan onze wensen en eisen. We onderzoeken welke oplossing het beste aansluit bij onze processen en gebruikersbehoeften. Het doel is een toekomstbestendig systeem dat gebruiksvriendelijk is en bijdraagt aan efficiëntere inkoop en betere samenwerking.

Zaakgericht werken is een manier van werken waarbij alle informatie, documenten en activiteiten rondom een zaak (bijvoorbeeld een vergunningaanvraag of klacht) centraal worden georganiseerd en gevolgd.Om zaakgericht te werken, gebruiken we de mogelijkheden van Aareon DMS. Aareon DMS biedt Zaken als centrale functionaliteit aan. Zaakgericht werken biedt de structuur van een proces zonder de beperkende kaders. Hierdoor worden medewerkers gefaciliteerd in het bieden van maatwerk waar dat nodig is. Het leveren van dit maatwerk kunnen we als informatie en/of besluit vastleggen in een zaak binnen het systeem.

We voeren een onderzoek uit naar de toegevoegde waarde ons huidige telefoniesysteem. Tegenwoordig zijn goede alternatieven op de markt beschikbaar. Binnen dit onderzoek zetten we een betere integratie met het Microsoft 365-platform en Tobias 365 centraal. Daarbij kijken we ook kritisch naar de kosten van ons huidige telefoniesysteem. Mocht uit het onderzoek blijken dat het vervangen van ons telefoniesysteem meerwaarde oplevert (betere integratie met Microsoft 365, lagere kosten tegen gelijkblijvende functionele mogelijkheden), starten we een kort selectietraject. Op basis van de uitkomsten van dit traject selecteren we een nieuw telefoniesysteem.

Via het portaal/de app zoeken we naar mogelijkheden om community’s te ondersteunen. Een communityplatform biedt mogelijkheden om groepen met elkaar in contact te brengen en te verbinden. Of dit om een renovatieproject gaat, een buurtbarbecue organiseren of een plek om sociale contacten op te doen, een community platform ondersteunt hierin. Er wordt onderzocht welke toepassingen Woonpartners hierin kunnen ondersteunen. Bij positieve uitkomsten wordt er overgegaan tot selecteren, implementeren en integratie in het (partner)netwerk.

De belangrijkste meerwaarde van het Sonar dataplatform is de mogelijkheid om brondata uit het ERP systeem Tobias 365 en randapplicaties te ontsluiten. Tot op heden wordt er alleen gebruik gemaakt van data uit het ERP systeem om vervolgens met behulp van Power BI (Sonar corporatiemonitor) inzicht te krijgen in belangrijke indicatoren (KPI's), zoals huurprijzen, bezettingsgraad en onderhoudskosten. Hierbij is het de wens om óók gebruik te maken van data uit de randapplicaties. Om dit te realiseren is een aanpassing/uitbreiding van het Sonar dataplatform vereist. Door data uit verschillende bronnen te centraliseren in één dataplatform ontstaat de mogelijkheid om met gedegen onderbouwing datagestuurde beslissingen te nemen, waardoor we onze bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren en de efficiëntie van ons vastgoedbeheer kunnen verhogen.

Werken aan privacy en informatiebeveiliging is belangrijk voor Woonpartners. Het gaat niet alleen om technische maatregelen, maar ook om het bewustzijn van medewerkers. Een awarenesscampagne is van belang om medewerkers bewust te maken van hun rol in het beschermen van gegevens. Medewerkers worden getraind door de inzet van e-learning.

Het team privacy en informatiebeveiliging werkt samen met de IBP-Commissie (Informatie Beveiling Privacy Commissie). Deze commissie houdt toezicht op de voortgang en bespreekt de acties uit de opgestelde jaarplannen. Een gecombineerde aanpak van jaarplannen, awarenesscampagnes, e-learning en betrokkenheid van de IBP-Commissie draagt bij aan een veilige en bewuste omgang met privacy en informatiebeveiliging binnen Woonpartners.

Naast de focus van de afgelopen jaren op ontwikkeling van medewerkers, verbetering van processen, het verbeteren van de samenwerking binnen en tussen teams en het verbeteren van de wendbaarheid van de organisatie, hebben we in 2026 een bijzondere interne opgave. Namelijk om te organiseren dat het samengaan van de beide organisaties Volksbelang en Woonpartners, één nieuwe organisatie wordt waar mensen met plezier hun beste bijdrage leveren aan fijn wonen in Helmond. Dat vraagt om extra aandacht voor teams en individuen.

De komende periode staat in het teken van verandering en groei. Nu we samen verdergaan na de fusie tussen Volksbelang en Woonpartners, ontstaan er nieuwe kansen. Naast kansen op organisatorisch gebied, is het belangrijk ruimte te nemen voor reflectie en aandacht voor de impact op ons allemaal. We realiseren ons dat vertrouwde werkwijzen plaatsmaken voor nieuwe processen en systemen. Voor velen betekent dit een periode van wennen, leren en soms loslaten van het bekende. 

Daarom willen we een veilige en ondersteunende omgeving bieden waarin iedere collega zich gezien en gehoord voelt. Nieuwe collega’s brengen frisse energie, andere perspectieven en waardevolle kennis mee. Door actief te investeren in onboarding, scholing en uitwisseling zorgen we ervoor dat iedereen zich snel thuis voelt en vol vertrouwen met de vernieuwde systemen en processen aan de slag kan.

Met respect voor alles wat was, bouwen we samen verder. We behouden waardevolle kennis en goede gewoonten uit het verleden. Tegelijkertijd kijken we met een open blik en enthousiasme vooruit, naar de kansen die de toekomst biedt. We zetten in op het verder optimaliseren van processen, het versterken van onze dienstverlening en het vergroten van het werkplezier voor iedereen. Zo creëren we als één organisatie een stevige basis voor een succesvolle samenwerking en een duurzame, klantgerichte toekomst.

Veranderingen ontstaan en hebben soms invloed op de manier waarop een organisatie is ingericht. Maar door de snelle groei vanwege de fusie, is heroriëntatie op de structuur een onderwerp. Want hoe staat het met de omvang van de teams? Kunnen we medewerkers de aandacht geven die ze verdienen? Wie is verantwoordelijk voor wat? In tegenstelling tot andere jaren zal in 2026 daarom extra aandacht zijn voor de structuur van Woonpartners en de effectiviteit ervan. Dit kan leiden tot aanpassingen die bij het schrijven van de tekst voor de begroting van 2026, nog niet bekend waren. 

Met de komst van een grote groep nieuwe medewerkers en een aantal vacatures dat moet worden ingevuld, veranderen teamdynamieken en de sfeer in de organisatie. We weten dat de verbinding van medewerkers met de koers van de organisatie, de samenwerking binnen en tussen teams en de aandacht voor het individu, dé ingrediënten zijn om van een (nieuwe) organisatie een succes te maken. Er wordt daarom vanaf het eerste moment, in alle teams geïnvesteerd in die samenwerking en in de verbinding van de medewerker aan de koers van de Woonpartners.

Elke twee tot drie jaar, wordt er een periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PMO) gehouden. De resultaten van het eind 2025 gehouden onderzoek, worden gebruikt om in 2026 en de jaren erna, activiteiten te organiseren waardoor medewerkers goed, gezond en gemotiveerd kunnen (samen)werken.

De aandacht voor de mens en zijn of haar ontwikkeling, is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerkers en leidinggevenden. En met behulp van een organisatiebreed opleidingsplan, wordt de ontwikkeling van teams en medewerkers gestimuleerd. Verder wordt de inrichting van de online leeromgeving bij de Corporatie Academie verbeterd ter ondersteuning van de visie op leren en ontwikkelen.Deze visie is gebaseerd op de overtuiging dat het waardevol is om in onze wijken, mét en ván onze bewoners te leren. Dit leren is persoonsgericht en collegiaal van aard.

De investeringen in opleidingen en trainingen bereiken in 2026 een piek. Dit is noodzakelijk om het grote aantal nieuwe medewerkers goed in te werken en hen een stevige basis te bieden binnen onze organisatie.

Onder het mom van ‘Een goed begin is het halve werk’, is het introductieprogramma in 2025 verbeterd zodat we in 2026 nieuwe medewerkers, nog beter kunnen laten landen bij Woonpartners. Naast het invullen van vacatures, zijn we actief op de stagemarkt. Dat wordt in 2026 verder uitgebouwd door de contacten met onderwijsinstanties te verstevigen. Als het stof na het samengaan van Volksbelang en Woonpartners weer een klein beetje is neergedaald, stellen we ook in 2026 weer een werkervaringsplaats beschikbaar voor een kandidaat voor wie de arbeidsmarkt lastig bereikbaar is. En blijven we onszelf samen met Jinc, inspannen voor kinderen in Helmond voor wie het hebben van een netwerk en kennis over bedrijven, niet vanzelfsprekend is.

Naast de interne opgave en activiteiten, heeft Woonpartners ook nadrukkelijk de blik naar buiten. In 2025 is gestart met het aanbieden van HR-advies en -ondersteuning aan twee collega woningcorporaties. De eerste ervaringen zijn erg positief en smaken naar meer. In 2026 wordt daarom samen met de twee corporaties geïnvesteerd in de keuze van een nieuw personeelsinformatiesysteem. Dat levert efficiencyvoordelen open en daardoor kan er ook een betere HR-dienst worden geboden aan alle medewerkers en leidinggevenden.

Verder ziet Woonpartners voor zichzelf de opgave om actief te blijven deelnemen en bijdragen aan (inter)sectorale netwerken die de sector versterken en het goed, gemotiveerd en gezond werken van onze medewerkers ondersteunt.