6. Verslag van de Raad van Commissarissen

In 2024 hebben wij vijf keer regulier vergaderd samen met de directeur-bestuurder. In deze reguliere vergaderingen worden de (voorgenomen) bestuursbesluiten ter goedkeuring aan ons voorgelegd. Ook worden zaken ter verantwoording en ter informatie geagendeerd. Bij deze vergaderingen sluiten de concerncontroller en de bestuurssecretaris aan. De agenda voor de vergadering wordt afgestemd tussen de directeur-bestuurder en onze voorzitter. Voorafgaand aan de vergadering heeft de RvC een apart vooroverleg.

Elk jaar worden er twee themabijeenkomsten voor ons georganiseerd door de directeur-bestuurder in samenwerking met het Managementteam. Zo ook in 2024. Eind januari stond de bijeenkomst in het teken van het Ondernemingsplan 2025-2030 en de Visie op toezicht en bestuur RvC Woonpartners. In juli zijn we bijgepraat over Wooniezie, is het ondernemingsplan 2025-2030 verder doorontwikkeld en voorgelegd en vervolgens hebben we een fietstocht gemaakt door de wijken in Helmond waar de komende jaren verschillende projecten in ontwikkeling zijn, zijn uitgevoerd of nog op de rol staan.

Dit jaar werd er in september voor de RvC voor de tweede keer een werkbezoek op locatie georganiseerd dat in het teken stond van horizontale partners van Woonpartners. We brachten een werkbezoek aan de gemeente Helmond, SMO, de Zorgboog en LEV. Ook werden we bijgepraat op het gebied van informatiebeveiliging & Privacy.

Aansluitend aan de reguliere vergadering in maart hebben wij in het bijzijn van de directeur-bestuurder met de HBS vergaderd. Onze RvC-leden die voorgedragen zijn door de HBS en de voorzitter van de HBS bereiden deze vergadering voor. 

In juli sloten wij aan bij het Artikel 24-overleg tussen de directeur-bestuurder en de OR, waar in gezamenlijkheid teruggekeken en vooruitgekeken wordt op het voorbije en nieuwe jaar. Het tweede Artikel 24-overleg vond plaats in december. De OR bereidt dit overleg voor aan de hand van de jaarplannen, de begroting en de advies- en instemmingsverzoeken.

Naast de reguliere vergaderingen zijn er ook verschillende commissievergaderingen. Er zijn drie commissies waar de leden van de RvC zitting in nemen: de Auditcommissie, de Vastgoedcommissie en de (Selectie- en) Remuneratiecommissie.

De Auditcommissie en de Vastgoedcommissie bereiden de besluitvorming door de RvC voor. In deze commissies nemen ook verschillende functionarissen uit de organisatie zitting en licht desgevraagd de externe accountant de agendapunten en onderliggende stukken toe.

De Remuneratiecommissie van de RvC heeft als taak het voorbereiden van de evaluatie- en beoordelingsgesprekken met de directeur-bestuurder, het doen van voorstellen aan de RvC over de beloning van de algemeen directeur-bestuurder, de daarmee samenhangende prestatiecriteria én het beloningsbeleid van de RvC zelf. Daarnaast bereidt deze commissie de werving en selectie voor van nieuwe RvC leden en de directeur-bestuurder, en bereidt zij de jaarlijkse zelfevaluatie voor. De (selectie- en) Remuneratiecommissie maakt hier jaarlijks een verslag van dat door de RvC wordt vastgesteld.

Om zaken die in de vergaderingen aan de orde komen te kunnen beoordelen, maken we gebruik van een Toezicht- en toetsingskader. Hierin zijn het Ondernemingsplan 2020-2024, begrotingen 2024, het portefeuilleplan 2020-2030, de prestatieafspraken tussen de gemeente, de woningcorporaties en hun huurdersbelangenverenigingen, de tertiaalrapportages en de statuten & reglementen van bestuur, RvC & commissies opgenomen. Maar ook de Governancecode Woningcorporaties en de Integriteitscode van Woonpartners zijn leidende documenten bij het uitvoeren van onze toezichttaak.

Om een compleet beeld van het reilen en zeilen bij Woonpartners te krijgen, voeren we gesprekken met de HBS, de accountant en de OR. Daarnaast zijn de bevindingen uit de interne controlerapportages, de Managementletter, de Aedes Benchmark en de beoordeling van de Autoriteit op de Woningcorporaties/het WSW belangrijke informatiebronnen.

Bij deze winst door verregaande digitalisering zijn echter twee kanttekeningen te plaatsen. Allereerst zien we dat een sterk gedigitaliseerde organisatie vaak ook kwetsbaarder is. Hoe meer gegevens worden vastgelegd, hoe beter ze beschermd moeten worden. De dreiging van hacks is een mondiaal probleem, maar een relatief kleine organisatie als Woonpartners moet haar gegevens net zo slim en voortvarend beschermen als een groot, wereldwijd opererend bedrijf. Daar werken we iedere dag hard aan.

De tweede kanttekening betreft de efficiëntiewinst die digitalisering oplevert. Die is onmiskenbaar. De capaciteit die hierdoor vrijkomt, zet Woonpartners in om extra aandacht te besteden aan specifieke problemen van wijken, buurten en bewoners. We constateren echter als Raad van Commissarissen dat de problemen in de praktijk sneller groeien dan de efficiëntiewinst die wordt geboekt. Dit vormt een maatschappelijk vraagstuk, waarop Woonpartners steeds weer een antwoord moet vinden.

Als RvC-leden zien we dat van dichtbij. Onze aandacht richt zich namelijk niet alleen op de interne organisatie van Woonpartners. We gaan samen met management en medewerkers de wijken in, spreken met huurders en buurtbeheerders, maar ook met de gemeente, zorginstellingen en welzijnsorganisaties. Daarnaast heb ik een dag meegedraaid aan de balie en in de wijk bij Woonpartners. Dit is onderdeel van het inwerkprogramma van nieuwe RvC leden. Zo ervaar je de spanningen en onvrede die leven in de samenleving en hoe die ook tot uiting komen.

Deze maatschappelijke problemen kunnen we niet alleen oplossen. Daarom is ‘samen’ het meest gebruikte woord in het ondernemingsplan voor de komende vijf jaar, dat in 2024 is opgesteld. We willen als RvC, samen met het management en andere maatschappelijke organisaties, antwoorden formuleren op de veranderende samenleving. Dat doen we door op alle niveaus verbindingen te leggen en hierin gezamenlijk op te trekken. De problemen van nu vragen om een holistische benadering en gezamenlijke aanpak.

Of het nu gaat om digitale dreigingen, de verharding in wijken, de eisen op het gebied van duurzaamheid of de toenemende vraag naar woningen... De vragen en uitdagingen komen altijd voort uit de maatschappij en de politiek, terwijl de antwoorden van Woonpartners moeten komen. Ik ben ervan overtuigd dat als we integraal samenwerken, we samen effectieve antwoorden kunnen ontwikkelen. Dat gebeurde al in 2024 en zal de komende jaren nog intensiever plaatsvinden. Wij dragen daar als RvC graag aan bij.

Bart van Heumen namens RvC Woonpartners

Op 7 maart 2024 heeft de RvC H.M. Loozen herbenoemd voor een periode van vier jaar na het ontvangen van een positieve zienswijze van de Aw. Op 17 mei is de heer S.F.A. van Kessel afgetreden als RvC lid en daarmee ook als voorzitter. Met ingang van deze datum is de heer H.M. Loozen benoemd als voorzitter van de RvC. 

Op 26 september is de heer B. Venhuizen en op 27 november de heer T.G.F. Schelle na positieve zienswijze van de Aw benoemd als lid van de RvC. In het proces hebben we ook de directeur-bestuurder, de HBS en de OR betrokken. Wij vinden het als RvC belangrijk hun oordeel mee te nemen in de keuze bij het benoemen van een nieuw lid voor onze RvC. Mevrouw A.J.T.M. Görts-van de Pas is op 26 november afgetreden na het vervullen van twee termijnen.  

S.F.A. (Stefan) van Kessel

• Lid - voorzitter - lid Selectie- en Remuneratiecommissie
• Sinds 17-05-2016 lid, sinds 18-06-2022 voorzitter
• Aftredend per 17-05-2024
• Herbenoeming niet meer mogelijk
• Aandachtsgebied(en): Financiën & Controle

In de Statuten en de reglementen van de RvC en het bestuur zijn naast praktische zaken ook zaken vastgelegd die niet verenigbaar zijn met het lidmaatschap.

Gedrag, integriteit, onafhankelijkheid en transparantie zijn belangrijke kernwaarden voor ons. We hebben er daarom voor gekozen om het onderwerp nevenfuncties als vast agendapunt tijdens onze reguliere vergaderingen op te voeren. Hier bespreken we nieuwe nevenfuncties met elkaar als deze zich voordoen. Ook melden we als een nevenfunctie wordt beëindigd. De nevenfuncties worden vermeld in een bestand met datum van bespreking. 

De nevenfuncties zijn onderdeel op de agenda van de RvC van het thema Integriteit. Om beurten draagt een RvC-lid dan wel de organisatie een casus of dilemma uit de praktijk aan om met elkaar te doorgronden. Dit helpt om het bewustzijn op dit thema te vergroten en om het thema bespreekbaar te maken en te houden. Dit levert waardevolle gesprekken op. Daarnaast is het agendapunt bedoeld om de voorgang van het inbedden van dit thema in de organisatie te monitoren.

Elke reguliere vergadering sluiten we af met het onderdeel reflectie op het eigen handelen van de RvC. Denk hierbij aan: zijn alle onderwerpen voldoende aan bod gekomen? Heeft iedereen het woord genomen/gekregen? Was er ruimte voor een afwijkende mening? Aan het begin van de vergadering wijzen we een deelnemer aan als observator (dit rouleert). De voorzitter en de directeur-bestuurder treden niet op als observator.

Op basis van de Woningwet evalueert de RvC jaarlijks haar functioneren. De zelfevaluatie heeft plaatsgevonden op 1 februari 2024 en vond plaats onder externe begeleiding van mevrouw D. de Wit van De Beuk. De evaluatie werd opgebouwd rondom drie thema’s;

• De (succesfactoren in de) huidige samenwerking in de RvC
• Het borgen van succes in de nieuwe situatie
• Invulling geven aan diversiteit.

Vanaf de bespreking van het tweede thema is de directeur-bestuurder aangesloten.

Eén van de onderdelen van de jaarlijkse zelfevaluatie is de ontwikkeling van de RvC als team met als onderdeel de ontwikkeling van de individuele RvC-leden. Het is van belang dat we onze kennis blijven ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. De Permanente Educatie-systematiek (PE-systematiek) van de VTW is hierop van toepassing. Uitgangspunt is dat elke commissaris zelf de verantwoordelijkheid draagt én neemt om op een goede manier invulling te geven aan een eigen permanente educatie en die van de RvC. Tijdens de zelfevaluatie wordt met elkaar besproken hoe bijgedragen kan worden aan effectief intern toezicht en wat welke commissaris inhoudelijk daarvoor nodig heeft en wat daarvoor aan PE gevolgd gaat worden.