2. Onze organisatie

Woonpartners zorgt voor betaalbaar, goed en duurzaam wonen, waar een huis ook echt een thuis is. Dit doen we samen met onze bewoners en partners, zowel in als rond de woning. Hoewel we één heldere missie hebben, bedienen we een diverse groep bewoners. De meeste van hen hebben een bescheiden inkomen en zoeken daarom een betaalbare woning. Maar elke bewoner is uniek, met eigen wensen en behoeften, en daar houden we rekening mee. Voor bewoners met een bijzondere woonvraag of extra ondersteuning gaan we het gesprek aan en bieden we, waar mogelijk, maatwerk. Hierbij werken we vaak samen met partners voor de beste oplossingen. 

We werken als betrouwbare partner samen met bewoners, de gemeente, maatschappelijke organisaties en andere partijen om samen te zorgen voor een prettig thuis. Met een gedeelde verantwoordelijkheid dragen we bij aan de kwaliteit van wonen in Helmond. Dit doen we door een zo ruim mogelijk aanbod aan betaalbare woningen aan te bieden in gevarieerde wijken met ruimte voor doorstroming. Samen met onze partners en bewoners werken we aan verduurzaming. We zijn een daadkrachtige organisatie met toegewijde medewerkers, die de bewoners centraal stelt, en sterke, duurzame samenwerkingen aangaat. Ons doel is om onze bewoners nog beter te ondersteunen en de samenwerking met partners zo efficiënt mogelijk te maken.

Woonpartners is een stichting die geleid wordt door een directeur-bestuurder (het Bestuur). Sinds 1 juli 2019 is dat de heer Bas Sievers. De Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht op het bestuur. Deze bestaat uit 5 leden. Het Bestuur en de RvC laten zich leiden door afspraken die zij samen hebben gemaakt en hebben vastgelegd in onze Statuten, het Reglement Raad van Commissarissen en het Bestuursreglement en in een Visie op Toezicht en Bestuur. Deze documenten kan iedereen inzien via onze website. Hoe de RvC werkt en waar de RvC zich in 2024 specifiek mee bezig heeft gehouden, is te lezen in Hoofdstuk 6, het Verslag van de Raad van Commissarissen. 

De directeur-bestuurder neemt in samenspraak met het managementteam de besluiten bij Woonpartners. Het managementteam bestaat uit vier managers die dagelijks leidinggeven aan de verschillende afdelingen binnen Woonpartners. Zij worden hierin bijgestaan door drie teamleiders.

De Ondernemingsraad van Woonpartners (OR) komt op voor de belangen van de medewerkers en denkt mee over de maatschappelijke vraagstukken waarvoor we staan. Onze OR zet zich in voor een transparante organisatie waarbij een duidelijke visie, heldere besluitvorming en draagvlak centraal staan.

De OR bestaat uit vijf medewerkers. Zij zijn gekozen door de medewerkers van Woonpartners. De OR heeft door adviesrecht, instemmingsrecht, initiatiefrecht en recht op informatie van de werkgever invloed op de bedrijfsvoering van Woonpartners. Paragraaf 2.6. Bevat het verslag van de Ondernemingsraad van Woonpartners.

In het belang van onze bewoners en onze toekomstige bewoners werken we nauw samen met de Huurders Belangen Stichting van Woonpartners (HBS-WP). De HBS komt op voor de belangen van de huurders van Woonpartners en overlegt met ons over allerlei onderwerpen die voor hen belangrijk zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan beschikbaarheid en betaalbaarheid van woningen in Helmond, duurzaamheid, energielasten en leefbaarheid in buurten.

De HBS is niet alleen één van de belangrijkste gesprekspartners van Woonpartners, ze heeft namens huurders inspraak op verschillende bedrijfsprocessen. Bijvoorbeeld bij de oprichting of fusering van vennootschappen, de benoeming van leden van de RvC en de prestatieafspraken. Paragraaf 3.7 van dit jaarverslag gaat dieper in op Huurdersbelangen.

Onze organisatiestructuur is weergegeven in onderstaand organogram:

In 2024 heeft Woonpartners een belangrijke stap gezet in het voeren van waardevolle gesprekken. Door de overstap van functies naar rollen is het accent verschoven: niet langer ligt de focus enkel op wát een medewerker bijdraagt, maar juist op hóe die bijdrage wordt geleverd aan de koers van Woonpartners. Dit heeft in de praktijk geleid tot meer inhoudelijke en constructieve gesprekken, waarin persoonlijke ontwikkeling en de manier van werken centraal staan. Deze aanpak zorgt voor diepgaandere ontwikkelgesprekken, die veel meer opleveren dan wanneer enkel de functie zelf het uitgangspunt is.

In het verslagjaar is een kandidaat van een lokaal Sterk aan ’t werk-traject, een werkervaringsplaats gegund. De ervaringen van 2023 zijn meegenomen in dit tweede traject, en met succes! In december 2024 is de conclusie getrokken dat de kandidaat die eind oktober 2024 bij Woonpartners was gestart, een tijdelijke arbeidsovereenkomst kon worden geboden met een startdatum in januari 2025.Naast het Sterk aan ’t werk-traject heeft Woonpartners een werkervaringsplaats geboden aan een re-integrerende medewerker van een collega corporatie. Er is ook medewerker gestart die langer dan vijf jaar zonder werk was. 

Net als voorgaande jaren, heeft Woonpartners de deuren geopend voor studenten en zij-instromers die ervaring op wilden doen in de corporatiesector. Woonpartners heeft in 2024, 7 stagiairs op mbo- en hbo-niveau de ruimte geboden om te leren bij Woonpartners.

De Brabantse arbeidsmarktcampagne heeft zich in 2024 verder verspreid in Nederland. Naast Noord-Brabant is Werken bij de Woco nu ook ingezet in Zuid-Holland, Utrecht, Gelderland en Noord-Holland. Dit is een typisch voorbeeld waarbij de samenwerking veel meer publiciteit genereert dan wanneer Woonpartners alleen voor de eigen organisatie de arbeidsmarktcommunicatie organiseert. Vanuit dezelfde samenwerking, heeft Woonpartners zich samen met een aantal corporaties uit de regio, gepresenteerd tijdens het Fontys Career Event. 

Woonpartners wordt steeds beter in het organiseren van interne doorstroming. Medewerkers trekken aan de bel als zij kansen zien en de organisatie kan daar steeds flexibeler mee omgaan. Dat is gunstig in tijden van (arbeidsmarkt)krapte. Ook de overstap naar rollen heeft de organisatie in beweging gebracht. In totaal zijn zes medewerkers van baan en/of team gewisseld.

Het verzuimpercentage was in 2024 lager dan in 2023, 3,52 % tegenover 4,9 %. Ondanks het feit dat in 2024, zeven medewerkers langer dan zes weken verzuimden wegens ziekte (in een aantal gevallen was het verzuim in 2023 gestart). Twee medewerkers zijn in het verslagjaar uitgestroomd wegens langdurig verzuim. Het kort tot middellang verzuimcijfer was 0,85 %. De verzuimfrequentie bleef laag, namelijk 0,68.

Er is aandacht geweest voor vitaliteit tijdens de in september georganiseerde derde vitaliteitsweek. Dit keer sloot Woonpartners aan bij het online aanbod van Expeditie Loopbaan, er waren stoelmassages georganiseerd, een paar leuke toernooien tafelvoetbal en schaken, medewerkers werden op een gezonde lunch en smoothies getrakteerd. Het voornemen is om in 2025 elke maand actief aandacht te besteden aan dit onderwerp.

Afgelopen jaar zijn twee grote processen, namelijk afrekening servicekosten en huurverhoging , efficiënter ingericht in het primaire systeem. Ook zijn deze processen verder geautomatiseerd waardoor minder handmatige acties nodig zijn. De kerngebruikers van de diverse processen zijn bezig geweest om handleidingen op te stellen voor de standaardprocessen zodat nieuwe en huidige medewerkers gemakkelijk hun weg kunnen vinden in het systeem.

2024 stond in het teken om de Woonpartners Online Werkplek (WoW) te optimaliseren. We realiseren dat we sneller en eenvoudiger (efficiënter) digitaal samen kunnen werken en informatie kunnen delen, ook met externe (samenwerk)partners. Er is gekeken naar het archiverings- en retentiebeleid. Dit heeft als voordeel dat collega's documenten over bepaalde onderwerpen gemakkelijk en snel terug kunnen vinden.

Alle mobiele telefoons van medewerkers zijn in 2024 vervangen door nieuwe modellen. Dit was noodzakelijk, omdat de telefoons ruim technisch afgeschreven waren. Bovendien zijn we nog beter bereikbaar en kunnen we overal en altijd optimaal samenwerken. We blijven investeren in technologie om het werk nog efficiënter te kunnen uitvoeren.

Er zijn diverse rapportages ontwikkeld op het gebied van vastgoed, projecten en leefbaarheid. Deze rapportages leveren operationele inzichten en hebben onder andere als doel om processen efficiënter in te richten en sturing te kunnen geven.

In 2024 is de Ondernemingsraad bezig geweest met de interne organisatie. Met de verkiezingen van 2023 was de functie van secretaris vrijgekomen. Deze is intern opgepakt door één van de andere leden. Tevens is gekeken naar het verdelen van taken en verantwoordelijkheden.

In 2024 stond vooral de verschuiving van functies naar rollen centraal. Een ontwikkeling die in 2025 verder wordt doorgetrokken. Tevens is de nieuwe CAO voor 2024 een feit. Deze staat echter voor één jaar. De ondernemingsraad volgt nauwgezet de nieuwe ontwikkelingen. De strategische personeelsplanning is nog niet voltooid en heeft onze volle aandacht. Overleg voor SPP2025 staan gepland. De ondernemingsraad neemt daar in deel als toehoorder. 

Als ondernemingsraad doen we veel, maar ben je ook zichtbaar in de organisatie? We hebben 1x per kwartaal een achterbanraadpleging gehouden. Zaken als Intranet, Reiskosten, Evaluatie Samenwerken en het Goede Gesprek werden tijdens inloopuurtjes besproken. De opkomst was ongeveer 25% van de medewerkers. We zijn intern aan het kijken hoe we de interesse van de medewerkers voor de ondernemingsraad kunnen versterken.
De input van onze achterban heeft ook tot resultaten geleid. Zo zijn we in gesprek gegaan met de directeur-bestuurder over de reiskosten. Dit heeft ertoe geleid dat een aangepaste reiskostenregeling is doorgevoerd. 

Met de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder hebben we in 2024 tweemaal het artikel 24-overleg gevoerd.

Op 26 september 2024 hebben we met elkaar teruggekeken op het jaar 2023.  Op 11 december 2024 hebben we met elkaar vooruitgekeken. Wat biedt 2025 ons? De focus ligt in 2025 op verdere organisatieontwikkeling: strategische personeelsplanning, ontwikkelingen op de afdelingen en de uitrol van het ondernemingsplan 2025-2030. In 2024 hebben we twee keer advies uitgebracht over een beoogd nieuw lid voor de Raad van Commissarissen.

Op 27 juni 2024 hebben we het jaarlijks terugkerende gesprek gehad met de remuneratiecommissie (een afvaardiging van de Raad van Commissarissen) over het functioneren van de directeur-bestuurder. 

In 2024 is acht keer overleg gevoerd met de directeur-bestuurder. Tijdens het overleg zijn de gesprekken vooral gegaan over de ontwikkeling van de organisatie, de personele bezetting, de arbeidsvoorwaarden en de vitaliteit van de medewerkers.  

Een organisatie in ontwikkeling, een OR in ontwikkeling. We hebben in oktober 2024 een tweedaagse heisessie gehad. De nadruk lag op de samenwerking binnen de ondernemingsraad en het vaststellen van taken en verantwoordelijkheden.

De verkiezingen staan in 2025 weer op de agenda. Met het vertrek van één lid van de ondernemingsraad en de voorzitter die heeft aangegeven zich na 10 jaar lidmaatschap niet meer herkiesbaar te stellen wacht de huidige leden een flinke uitdaging om voor 2025 weer een solide ondernemingsraad neer te zetten.

Vanzelfsprekend onderschrijven we deze Governancecode bij Woonpartners. We zijn ons ervan bewust dat we een belangrijke maatschappelijke positie innemen en de Governancecode helpt het bestuur en onze RvC om een voorbeeld te zijn voor iedereen binnen Woonpartners en de sector. De normen en waarden die daarbij horen, gelden niet alleen voor onze directeur-bestuurder en leden van onze RvC. Medewerkers van álle niveaus leveren door hun gedrag een (positieve) bijdrage aan de organisatie. Daarom is deze code vanaf 2020 bindend voor alle medewerkers die werken bij een woningcorporatie.

De code geeft richting aan hoe we als woningcorporaties functioneren om onze maatschappelijke opdracht goed te kunnen uitvoeren. Vanuit vijf principes die in de Governancecode beschreven zijn, komen we tot een open cultuur met ruimte voor reflectie en tegenspraak, het afleggen van verantwoording en aanspreekbaar zijn, blijven leren, openstaan voor het gesprek, bewustzijn en het beheersen van risico’s.

Elk tertiaal monitoren we met een rapportage de voortgang van onze doelstellingen die we voor het betreffende jaar hebben vastgesteld. De Governancecode 2020 is leidend in ons handelen en is een van deze doelstellingen. Het belang en het bewustzijn ervan houden we blijvend onder de aandacht.

Met ingang van 1 januari 2025 is de Governancecode 2025 in werking getreden. Deze hernieuwde Governancecode is daarom ook met ingang van 2025 leidend in ons handelen. De hernieuwde governancecode 2025 heeft ten opzichte van de voorgaande code uit 2020 geen grote impact op ons handelen en/of doelstellingen. Wel gaan we bewust binnen onze organisatie aandacht besteden aan deze hernieuwde code zodat de hernieuwde code binnen de organisatie en leden van de RvC wordt doorleefd. 

Behalve aan doeltreffend, doelmatig en transparant werken, hechten we ook veel waarde aan integer werken en handelen. Integriteit heeft alles te maken met normen en waarden en met respect en oog hebben voor de belangen van anderen. Het gaat om vertrouwen. En om een gedeelde basis, waardoor niet elk deelonderwerp elke keer hoeft te worden afgestemd. In de basis stellen we ons altijd, bij wat alles wat we doen, de vraag: ‘Is dit de goede keuze of de goede manier?’ Juist omdat iedereen integer handelen nét even anders invult, hebben we een integriteitscode opgesteld, als richtingwijzer en bedoeld als hulpmiddel in gesprekken over hoe te handelen naar onze waarden. Onze integriteitscode is geen uitputtend reglement en het is geen hoeveelheid aan regels. Het is een denk- en werkkader waar ons handelen in moet passen. We stimuleren alle medewerkers, directeur-bestuurder, Raad van Commissarissen én iedereen die optreedt namens Woonpartners zich te houden aan de richtlijnen uit onze integriteitscode. We geven het thema integriteit structureel aandacht tijdens teamoverleg door dilemma’s uit de dagelijkse praktijk en algemene casuïstiek en de mogelijke bijbehorende overwegingen bespreekbaar te maken. In 2024 hebben we in teamsessies integriteits- en fraudecasuïstiek besproken. Op die manier houden we integer handelen in de dagelijkse praktijk onder de aandacht.

Ondanks dat we op een eerlijke en integere wijze werken, kunnen we niet altijd voorkomen dat medewerkers met een situatie te maken krijgen waarin mogelijk sprake is van een (maatschappelijke) misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid. Het is niet gemakkelijk om (vermoedens van) misstanden te bespreken of te melden. Toch vinden we het heel belangrijk om van deze situaties te weten, zodat we er iets aan kunnen doen. Daarom heeft Woonpartners een ‘Regeling melding misstand’. Deze regeling is eind 2023 goedgekeurd door zowel de OR als de RvC en vervangt de klokkenluidersregeling die onderdeel was van onze Integriteitscode. De ‘Regeling melding misstand’ wijst medewerkers de weg bij het melden van een misstand en zorgt ervoor dat medewerkers dit veilig kunnen doen. Deze regeling is bedoeld voor álle medewerkers van Woonpartners, maar kan ook gebruikt worden door leveranciers, opdrachtgevers, (onder)aannemers en partners. De regeling is hier in te zien.

We vinden het belangrijk dat huurders de mogelijkheid hebben het bij ons te uiten als zij niet tevreden zijn over onze dienstverlening of de manier waarop ze door iemand van ons bejegend zijn. We willen hier alleen maar van leren, zodat onze dienstverlening continu afgestemd blijft op de wensen van onze klant. Hoe we omgaan met uitingen van ontevredenheid, hebben we beschreven in onze klachtenprocedure. Via een stappenplan op onze website kunnen huurders die procedure doorlopen.

Ons uitgangspunt is altijd dat wij samen met onze huurders willen zoeken naar oplossingen om de kwaliteit van wonen te vergroten. Als dit ondanks de goede bedoelingen niet lukt, kunnen huurders zich wenden tot de Regionale Geschillencommissie. Deze commissie is onafhankelijk en behandelt geschillen van meerdere corporaties. De commissie bestaat uit drie personen die geen binding hebben met Woonpartners.

In de Woningwet is vastgelegd dat woningcorporaties één keer per 4 jaar een Visitatie laten uitvoeren door een geaccrediteerd onafhankelijk bureau. Visitaties geven een beeld van de maatschappelijke prestaties van corporaties in de lokale context en daarmee aanknopingspunten voor verbetering en samenwerking. Uiteindelijk draagt iedere Visitatie daarmee bij aan maatschappelijk leren en aan beter wonen in Nederland.

In 2024 werd Woonpartners gevisiteerd over de periode 2020-2023. Voor de uitvoering van deze visitatie heeft Woonpartners, net als in 2020, voor het visitatiebureau Ecorys gekozen. De samenwerking tijdens de vorige visitatie is als erg prettig ervaren. Buiten dat is het mooi dat deze partij juist vanwege de eerdere Visitatie kon beoordelen waar Woonpartners nu staat.

Woonpartners heeft met gepaste trots kennisgenomen van het oordeel van de Visitatiecommissie over het maatschappelijk presteren in de periode 2020-2023.

Aan het beheersen van de strategische risico’s die in 2022 zijn benoemd, hebben we in 2024 verder uitvoering gegeven. Zo hebben we in onze begroting diverse scenario’s berekend waarbij (de combinatie van) rente en inflatie een rol spelen. Daaruit blijkt dat Woonpartners onder diverse omstandigheden blijft voldoen aan de financiële normen die externe toezichthouders (AW en WSW) ons opleggen en we onze doelstellingen kunnen realiseren. Betaalbaarheid heeft evenals in voorgaande jaren aandacht gekregen door actief te sturen op voorkomen van oplopende huurachterstanden en het samen met de huurder zoeken naar oplossingen om deze te beperken. We zijn ons ervan bewust dat door wijzigingen in wet -en regelgeving de uitkomst van onze ambities anders kan worden dan vooraf ingeschat. 

Daar waar de strategische risico’s veelal door belangrijke externe factoren worden bepaald, speelt bij de operationele risico’s de organisatie zelf een rol. Dit zijn risico’s die de kwaliteit van de dagelijkse werkzaamheden kunnen raken, bijvoorbeeld omdat de kwaliteit niet aan onze wensen voldoet. Door het uitvoeren van risicoanalyses en controles signaleren we dit. Hierin heeft de inbreng van medewerkers een belangrijk rol aangezien zij het best op de hoogte zijn van mogelijke risico’s in hun dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers hebben daarom deelgenomen aan risicosessies. Het daar verkregen inzicht biedt mogelijkheden om te verbeteren en de efficiency te vergroten. Ook bij investeringsvoorstellen worden risicoanalyses gemaakt en voorzien van beheersmaatregelen. Besluiten die door onze RvC worden genomen, worden voorzien van een advies van de concerncontroller waarbij aandacht wordt gegeven aan de mogelijke risico’s.

In 2023 is door de Autoriteit Wonen, de externe toezichthouder voor Woningcorporaties, aandacht gevraagd voor het onderwerp Fraude. Woonpartners heeft dit voortvarend opgepakt en op enkele onderdelen controles uitgevoerd. Daarbij is vastgesteld dat er geen signalen zijn die een vermoeden van fraude bevestigen. Om fraude en integriteit ook bij medewerkers onder de aandacht te brengen, wordt in bijeenkomsten per afdeling relevante casuïstiek besproken.  Woonpartners accepteert geen fraude van haar werknemers, huurders of partners. Wij hebben een medewerker wiens taak het is om ondermijning op te sporen en actie te ondernemen. Doel is onder andere om onze woningen beschikbaar te hebben daar waar ze voor bedoeld zijn, namelijk bewoning, en aan hen die daar recht op hebben omdat zij deze woning huren van Woonpartners.

Om er zorg voor te dragen dat onze IT-omgeving veilig is, zijn we in 2023 gestart om een impuls te geven aan informatieveiligheid en cyber-security. Hiervoor wordt een actieplan opgesteld dat in 2024 tot uitvoer is gebracht. Dit doen we ook op het gebied van privacy. Zorgvuldig omgaan met gegevens van onze huurders is van essentieel belang. In 2024 hebben alle medewerkers een Privacy training gevolgd. Om de risico’s op gebied van IT verder aan te scherpen zijn extra maatregelen genomen om binnentreden door kwaadwillende te voorkomen. Mocht Woonpartners gehackt worden, dan voorziet de afgesloten cyberverzekering in ondersteuning en begeleiding bij het herstelproces.

We zijn in 2024 geconfronteerd met zeven datalekken, variërend van foutief geadresseerde brieven tot een gestolen laptop. Vijf lekken hebben door tijdig en correct reageren van de organisatie tot geen gevolgen geleid. Twee lekken waren melding plichtig bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Daar waar huurders betrokken zijn bij een datalek, zijn deze geïnformeerd. 

De interne beheersing zegt iets over de mate waarin Woonpartners “de zaken op orde heeft”. Onze accountant controleert de opzet en bestaan van relevante controles binnen het raamwerk van interne beheersing. In haar bevindingen heeft de accountant onder andere de aanbeveling gegeven die gericht zijn op de waardering van ons vastgoed. Deze aanbeveling heeft geen gevolgen gehad voor de Jaarrekening en er is geen risico door ontstaan. De aanbevelingen worden intern opgevolgd met de daaruit voortkomende risico's en adviezen. 

Wij toetsen de interne beheersing door o.a. het uitvoeren van audits. Dit zijn onderzoeken waarbij van een totaal proces beoordeeld wordt of wij werken volgens onze interne afspraken (beleid en proces) en of daar verbetering mogelijk is. Een aantal audits voeren wij zelf uit, een aantal worden door BDO (advies en accountancy) uitgevoerd. In 2024 zijn er vier audits afgerond: Droompartners, Inkoop en aanbesteding, Verhuur, Klachtenmanagement. Voor audits geldt dat verbeterpunten worden benoemd en, waar nodig, opgepakt om daarmee onze interne beheersing verder te verbeteren. Daarnaast voeren wij reguliere controles uit op diverse onderwerpen zoals Passend toewijzen en Verkopen omdat wij hier aan externe regelgeving gebonden zijn. Het niet voldoen kan gevolgen hebben. In 2023 waren er geen bevindingen op beide onderdelen waarmee is vastgesteld dat Woonpartners heeft voldaan aan de wettelijke verplichtingen. De controle op beide onderdelen in 2024 was ten tijde van het schrijven van het Jaarverslag nog niet afgerond door de accountant. Ook op diverse andere onderdelen uit diverse processen worden controles uitgevoerd waarbij deze vooral risicogericht zijn ingestoken. 

Dat Woonpartners goede stappen zet, wordt bevestigd door de Autoriteit Wonen (Aw). Zij gaven ons in 2024 de risico inschatting ‘laag’ op alle onderdelen (Risicomanagement, Volkshuisvestelijk belang, Kwaliteit bestuur en Controlfunctie). Dit oordeel is daarmee ongewijzigd ten opzichte van vorige jaren. 

Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), de organisatie die garant staat voor onze leningen, ziet ons ook in 2024 als een organisatie met een laag tot gemiddeld risicoprofiel. Wij hebben een goede financiële positie die ons in staat stelt om onze opgave, het bouwen en renoveren van woningen, uit te voeren.