ABC

In de kelder van gebouw L’Étage aan de Paterslaan (het gebouw aan overzijde van de Kasteel Traverse) is een archiefruimte om documenten op te slaan. Medewerkers die daartoe toegang hebben kunnen het archief openen met hun Salto-key.

In je Outlook-agenda geef je aan of je thuis of op kantoor werkt en of vrij bent. Zo kan iedereen zien waar je werkt en of en wanneer je beschikbaar bent. Een instructie hierover is te vinden in Topdesk. Als je niet gestoord wilt worden zet je de Unexus-app op ‘bezet’. Vergeet niet deze na afloop weer op ‘beschikbaar’ te zetten. De telefonie volgt je agenda. Heb je een afspraak zet deze dan ook op ‘bezet’ in de agenda. 

Het is belangrijk dat je jouw agenda goed bijhoudt. Informatie over de telefonieoplossing Unexus en instructies zijn te vinden op intranet en in Topdesk.

De afspraak is dat we bezoek (huurders en partners) altijd via de hoofdingang ontvangen. We halen zelf het bezoek op en begeleiden ze na afloop altijd terug naar de uitgang.

We willen in ons kantoor figuurlijk én letterlijk meer open staan voor huurders en partners. Dit betekent dat we rekening houden met de aanwezigheid van relaties in ons pand. Wees je bewust dat je in een open ruimte zit. Heb je een privégesprek? Ga dan even apart zitten. Op de werkvloer kunnen bezoekers/externen aanwezig zijn met een badge. Voor informatie over het registreren van (vaste) bezoekers en het uitreiken van een badge kun je terecht bij één van de klantadviseurs.

Op het moment dat je een onbekend gezicht ziet dan spreken we het bezoek aan. Als je iemand zoekend om zich heen ziet kijken, dan reageren we daarop en zijn we behulpzaam.

Aan de achterkant van het kantoor is een terras waar je ook kunt lunchen of overleggen. De toegangsdeur naar het terras is de personeelsingang. In deze ruimte vind je ook de deur naar de fietsenstalling en de parkeergarage.

Clean desk betekent dat je aan het einde van de werkdag de werkplek schoon en leeg achterlaat.Ook als je overdag even geen werkplek nodig hebt. Een andere collega kan deze plek dan na jou gebruiken. Je mag niet eten op je werkplek of een werkplek ‘reserveren’ door er spullen neer te leggen of te laten liggen.

 De regel is dat als je een uur of langer de plek niet gebruikt, je deze leeg en netjes achterlaat voor de volgende persoon. Je persoonlijke spullen kun je bewaren in je locker.

Voor losse posters op muren of keukenkastjes hebben we een vervanging, namelijk narrowcasting.Zie hiervoor het onderwerp Narrowcasting in dit document.

Op de begane grond is een doucheruimte beschikbaar, achter de beveiligde schil (de ruimte die je alleen kunt betreden met het gebruik van je Salto-key). Laat de douche schoon achter na gebruik.

Op de begane grond is een droogkast voor natte kleding. Deze ruimte tegenover de lift, kun je openen met je Salto-key.

Op het moment dat er een ongeval of letsel is, dan wordt dit door de BHV-ers opgepakt.Het noodnummer dat gebeld moet worden is 8875. Dit nummer vind je ook terug in de Unexus-app.

Je mag eten in de Gasterie, de informele ontmoetingsruimte of op het terras. Op andere werkplekken of ruimtes wordt niet gegeten om de hygiëne te waarborgen.

Het is sowieso belangrijk om tijdig te pauzeren en hierbij ook even te bewegen. Dat is goed voor lichaam en geest! 

We hebben een beveiligde fietsenstalling voor medewerkers. De toegangsdeur is voorzien van een Salto-key en er zijn laadpunten voor elektrische fietsen. Bezoekers kunnen hun fiets stallen bij de hoofdingang.

We kennen geen vaste werkplekken voor medewerkers of teams. Collega’s kunnen gebruikmaken van alle werkplekken. Bezoekers die na een afspraak op ons kantoor nog willen blijven werken, zijn van harte welkom in de Gasterie.

Op de verdiepingen vlakbij de informele ontmoetingsruimte én op de begane grond, is een garderobe. Hier is ruimte voor jassen. Natte kleding kan in de droogkast op de begane grond.

Voor overige spullen is er de persoonlijke locker. Op lockers die nog beschikbaar zijn, staat een sleutel met label. Als je voor het eerst een locker in gebruik gaat nemen, pak dan een sleutel en geef het nummer door via facilitairbeheer@woonpartners.nl. Stuur ook een bericht als je de locker niet meer nodig hebt en laat de sleutel achter op de locker.

De Gasterie is op de begane grond, net zoals 't Trefpunt. 't Trefpunt is de balie waar je je gasten ophaalt en waar bewoners zich melden. Beide ruimtes zijn toegankelijk voor medewerkers en bezoekers. Ontspannen en socialiseren staat centraal in de Gasterie. En er zijn ook aanlandplekken. De Gasterie en 't Trefpunt zijn open ruimtes op de begane grond, hierdoor is er vaak reuring.

De huiskamer ofwel ‘t Hoiskemmerke is een afgesloten ruimte in de ontvangstruimte en dicht bij de hoofdingang. De kamer is bedoeld voor gesprekken die anderen niet hoeven te horen, zoals sommige overleggen met huurders. Deze ruimte kun je niet reserveren. 

Aantal kenmerken van de huiskamer:

•   De uitstraling is transparant om een veilig gevoel te waarborgen
•   Er is camerabewaking en een alarmknop
•   De ruimte goed geïsoleerd zodat het geluid binnen blijft
•   De ruimte is grotendeels van glas maar kan met vitrage worden afgeschermd
•   Er zijn stroompunten aanwezig om met laptops te kunnen werken 

Laat de deur open als die niet gebruikt wordt vanwege de klimaatbeheersing.

Centraal in het gebouw bevindt zich in het midden van elke verdieping, een informele ontmoetingsruimte. Op deze plek mag je eten :-) en tref je het volgende aan:

• Een pantry met spoelbak, zeeppompje, papieren doekjes en afvalbak
• Een afval inzamelpunt
• Een afval inzamelpunt
• Toiletten
• Een informatiescherm
• Een copier/scanner (alleen op de 2e verdieping)

Je kunt je jas ophangen op elke verdieping óf beneden in de Gasterie. Je zult ook zien dat hier jassen met het Woonpartners logo hangen. Deze jassen mag je gebruiken als dat gewenst is, hang ze vervolgens wel weer terug, zodat je collega er na jou ook weer gebruik van kan maken.

Op elke verdieping zijn grijze kasten centraal opgesteld. Je kunt deze gebruiken als dynamisch archief of als opbergruimte. Er is een halve strekkende meter beschikbaar voor medewerkers die daar behoefte aan hebben. De kasten zijn niet afsluitbaar omdat meer collega's er gebruik van maken. Persoonlijke spullen kun je kwijt in een locker.

De keuken in de Gasterie heeft een oven/magnetron om meegebracht eten op te warmen en twee vaatwassers. Daarnaast zijn er voorzieningen voor bijvoorbeeld evenementen zoals een kookplaat. Er is koffie/thee en we gebruiken servies voor een gastvrije uitstraling.

Elke medewerker zorgt er zelf voor dat gebruikte vaat in de vaatwasser komt. En is de vaatwasser vol? Zet deze dan aan of laad hem uit. 

Het kinderspeelhoekje in de ontvangstruimte is een plek waar kinderen veilig kunnen spelen terwijl ouders of verzorgers hun afspraak hebben. Er is geen televisie of iPad maar een aantal spelletjes en een kindertafeltje met twee stoeltjes.

In de Gasterie staan twee grote koelkasten en een tafelmodel vriezer. In de ruimte achter de Gasterie is een aparte koelkast die wordt gebruikt door ORO.

Goed om te weten: Elke vrijdag wordt de koelkast gecontroleerd op achtergebleven etenswaren en de houdbaarheidsdatum. Kom je op vrijdag niet naar kantoor? Neem dan je spullen vóór die dag mee naar huis. Etenswaren die blijven liggen, kunnen worden weggegooid.

In de Gasterie op de begane grond en in de informele ontmoetingsruimte op de 3e verdieping, zijn koffieautomaten en Quookers voor de dagelijkse koffie en thee.

Het centrale trappenhuis is de eyecatcher van het gebouw en wordt gebruikt om de verticale verbinding tussen de verdiepingen én beweging van medewerkers te stimuleren. De trappen aan de zijkant van het kantoor, zijn bedoeld als vluchtroute. Alle trappen en de lift bevinden zich achter de beveiligde schil.

Op de begane grond is voor alle medewerkers één vaste, afsluitbare locker beschikbaar.

Op lockers die nog niet in gebruik zijn genomen, staat een sleutel met label. Als je voor het eerst een locker in gebruik gaat nemen, pak dan een sleutel en geef het nummer door via facilitairbeheer@woonpartners.nl. Dit is ook het mailadres bij vragen over lockers.

Stuur ook een mail als je de locker niet meer nodig hebt en laat de sleutel achter op de locker.

Lunchen kun je op de begane grond, in de Gasterie. Dit is een ontmoetingsplaats waar je kunt eten, drinken, overleggen, werken en socialiseren. Deze ruimte is ook geschikt voor bijeenkomsten of presentaties. In de Gasterie is een draadloos gastennetwerk en een draadloos netwerk voor onze laptops en smartphones. Daarnaast maken we gebruik van een informatiescherm (zie ook het onderwerp narrowcasting) waarop we nieuwsberichten plaatsen.

Centraal in het gebouw bevindt zich in het midden van elke verdieping, een informele ontmoetingsruimte.

Op deze plek mag je eten en tref je een afval inzamelpunt, inclusief papierversnipperaar aan, een informatiescherm, toiletten en (alleen op de tweede verdieping) een copier/scanner.

Op de 3e verdieping hebben we de Mert. Dat is een grote, multifunctionele ruimte. Een plek voor brainstormen, faciliterend aan processen waarin samenwerken en creatieve sessies centraal staan. En het is een ruimte waar grote bijeenkomsten kunnen worden georganiseerd.

Het meubilair kan eenvoudig worden verplaatst en/of verschoven en er zijn grote beeldschermen en een goede geluidsinstallatie beschikbaar.

In ons kantoor zijn verschillende (overleg)ruimtes. In Outlook kun je zien welke ruimtes je kunt reserveren en voor hoeveel personen deze geschikt zijn. Als je een ruimte hebt gereserveerd via Outlook en je gaat naar de ruimte toe, dan moet je dat ook bevestigen op de tablet die bij de ruimte hangt. Doe je dat niet binnen 10 minuten? Dan wordt de afspraak uit Outlook gehaald en is de ruimte weer vrij te boeken.

Op elke verdieping staat een treinzit. Ideaal voor wat korter intern en klein overleg.Zo'n treinzit kun je gewoon gebruiken en hoef je niet te reserveren. Ruimtes met een * kun je wel reserveren. Op elke verdieping staat ook een ‘traptafel’. Dat zijn ideale aanlandplekken tussen afspraken door.

Ruimtes die genummerd zijn, kunnen worden gereserveerd via Outlook.

In de ontvangstruimte, de Gasterie en op iedere verdieping in de informele ontmoetingsruimte, hangt een informatiescherm. Hierop plaatsen we nieuws voor bezoekers of voor elkaar. Heb je hierover vragen, stel ze aan een van onze communicatieadviseurs.

De ontvangstbalie is een balie is een plek waar huurders korte handelingen kunnen verrichten zoals betalingen doen waarvoor geen afspraak nodig is. De ontvangstbalie is altijd bemand door een medewerker.

Vanaf de ontvangstbalie worden de voordeur en de roldeur van de garage bediend met een intercom/monitor. En vanaf de ontvangstbalie is het ook mogelijk een stil alarm in te schakelen

Er is een scherm voor camerabewaking en er is een pinautomaat.

Een aantal ruimtes is beschikbaar om algemene voorzieningen op te slaan, waaronder:

• Een kleine opslag op de begane grond achter de huiskamer
• Een opslag voor team Informatisering & Automatisering op de 1e verdieping 
• Een opslag voor repro op de 2e verdieping
• Een werkkast voor de schoonmaak

Opslagruimte in de Gasterie

In de Gasterie zijn twee opslagruimtes, die geopend kunnen worden met je Salto-key.

Voorraadruimte (rechts van de keuken) 

• Opslag van voorraadartikelen, zoals koffie, thee, etc.
• Deze ruimte wordt ook gebruikt door ORO. Let op: geen zoetwaren in deze ruimte plaatsen.

 Opslagruimte (links van de keuken, bij de personeelsingang)

• Hier bevindt zich de opslagruimte van de afdeling communicatie.
• Deze ruimte wordt ook gebruikt door de buurtbeheerders.

In ons kantoor werken we met zo min mogelijk papier. Met onze huurders communiceren we zoveel mogelijk digitaal.

Poolauto’s van Woonpartners staan in de parkeergarage. Hoe we omgaan met de elektrische poolauto’s (gebruik en beheer) is te vinden op intranet.

Omdat groen op kantoor belangrijk is voor ieders gezondheid en welzijn op de werkplek, is in ons kantoor veel groen terug te vinden. In de trappenhal is een grote groenwand en ook op de werkvloer, zijn veel planten. Geef ze geen water, want dit wordt centraal geregeld!

Op de begane grond, achter de beveiligde schil, is een postkast met Salto-key bediening. De postvakken in de kast zijn op afdelingsniveau. In de postkast is ook een vak voor uitgaande post.

In de ontvangstruimte op de begane grond en in de middenzone op de 2e verdieping, staat een multifunctional. Deze kun je gebruiken met je Salto-key.

De keuze van twee apparaten op vier verdiepingen, is bewust gemaakt om digitaal werken te bevorderen en beweging te stimuleren.

We gebruiken een reserveringssysteem waarmee je op afstand kunt zien of een ruimte beschikbaar is. Elke ruimte die gereserveerd kan worden heeft een naam en reserveren gaat via Outlook.

Bij de ruimte hangt een tablet die laat zien of de ruimte is gereserveerd en wanneer deze weer beschikbaar is. Let op dat je voor aanvang, de afspraak op de tablet bevestigt. Doe je dat niet? Dan valt de ruimte na 10 minuten automatisch vrij.Heb je snel een ruimte nodig? Dan kan je via de tablet direct een (andere)ruimte reserveren.

Roken willen we ontmoedigen. Er is daarom geen aparte rokersruimte en er hangen geen asbakken aan het gebouw. Buiten - bij de deur van de containerruimte tegenover de achteringang van het kantoor - kan worden gerookt. Houd hierbij rekening met de mogelijkheid dat collega’s bij mooi weer buiten lunchen.

Om gericht samenwerken te bevorderen, is een aantal afspraken gemaakt. Deze afspraken hebben te maken met het voorkomen van overlast, komen voort uit hygiënevraagstukken en/of het bevorderen van de verbinding met collega's.

Dit doen we wel…

• Je hebt oog voor iedereen in het pand. We zoeken elkaar actief op.
• Je maakt gebruik van de verschillende ruimtes waarvoor ze bedoeld zijn, zodat de ruimte jouw werkzaamheden ondersteunt en collega’s voldoende werkplek keuze hebben.
• Bereikbaar en vindbaar zijn voor collega’s maakt samenwerken eenvoudiger. Het openstellen van je agenda voor collega’s helpt hierbij.
• Als je langer dan een uur weg bent of je hebt de werkplek niet meer nodig, laat deze dan schoon en leeg achter voor je collega's.
• We vragen je om rekening met elkaar te houden door het volume van je telefoon(beltoon) en je stem tijdens gesprekken aan te passen. Er zijn ruimtes waar je langere (telefoon-) gesprekken of Teams vergaderingen kunt voeren.
• Bezoekers meld je vooraf altijd aan in de Trefpunt-agenda in Outlook. Zo kunnen zij gastvrij worden ontvangen. Bij vertrek begeleid je jouw bezoek naar de uitgang of de Gasterie als ze nog willen blijven werken.
• Houd jezelf vitaal en stimuleer anderen daartoe. Wees creatief met bewegen; heb een 1-op-1 overleg tijdens een kleine wandeling, neem de trap om bij elkaar langs te lopen en haal koffie/thee mét elkaar in plaats van voor elkaar.
• We attenderen elkaar waar nodig op deze afspraken en waarderen het ook als collega’s ons daarop aanspreken. Zo kunnen we gericht (samen) werken.

Dit doen we niet…

• Eten op de werkplekken en in de vergaderruimtes.
• Zelf aanpassingen doen aan de inrichting of vluchtroutes blokkeren.
• Eigen elektrische apparatuur meenemen. Er komen geen radio’s in het kantoor. Wil je muziek luisteren terwijl je werkt? Maak dan gebruik van oortjes. Wees je dan ook bewust dat je jezelf afsluit voor je collega's.
• Vertrouwelijke informatie laten liggen of op je beeldscherm laten staan als je er niet achter zit. Zie ook het onderwerp Afmelden en beeldscherm vergrendelen. 
• Bezoekers alleen laten rondlopen in het kantoor.

Op elke verdieping zijn heren- en damestoiletten. Op de begane grond is een genderneutraal en mindervalide toilet. Op de spiegel in de toiletten is een pictogram aangebracht ter stimulering van het wassen van de handen. Dit is belangrijk omdat we door het flexibele werken elkaars toetsenbord en bureau gebruiken.

Op de begane grond, in de kastenwand, is de sleutelkluis. Heb je een sleutel nodig? Vraag het dan aan een klantadviseur.

De klantadviseurs hebben een vast toestel op de bureaus. Handleidingen voor het instellen en het gebruik van de telefoons zijn te vinden in Topdesk.

In je Outlook-agenda geef je aan of je wel/niet werkt en waar je werkt (thuis of op kantoor).

Op de intranetpagina Alles over Arbo! vind je informatie over een gezonde werkhouding en het instellen van de werkplek. Het is belangrijk om bij regelmatig thuiswerken, een goede, ARBO proof werkplek te hebben. Raadpleeg de checklist of dat inderdaad het geval is.

Heb je een technisch probleem of vraag? Dan kun je dit in Topdesk melden.Jouw melding wordt door team Informatisering & Automatisering opgepakt en is ook te volgen via Topdesk. Daarnaast zijn er diverse instructies te vinden.Via deze link open je Topdesk - het Self Service Portal. Klik op ‘Inloggen gebruikers’ en je wordt automatisch ingelogd. Ook op je telefoon staat de app Topdesk. Inloggen kan door je e-mailadres en wachtwoord in te voeren.

Ons kantoor is voorzien van verlichting met een bewegingssensor om te voorkomen dat lampen onnodig branden. De lampen in het pand gaan automatisch aan bij beweging.  Bij geen beweging gaan de lampen na 15 minuten automatisch uit. 

Woonpartners gebruikt Microsoft Teams om te videobellen. In Topdesk zijn bij instructies hierover handleidingen te vinden. In Outlook kun je zien welke overlegruimte een Microsoft Teams faciliteit hebben.

Zie het ontruimingsplan voor de vluchtroutes.

Vanuit de hoofdingang komen bezoekers in de ontvangstruimte oftewel ‘t Trefpunt waar onder andere een wachtruimte aanwezig is. De wachtruimte is ingericht voor bezoek. Daarom zijn interne berichten en notities hier niet toegestaan. Bij de wachtruimte hangt een informatiescherm waarop nieuwsberichten gepresenteerd kunnen worden.

Op de plattegronden van de begane grond en verdieping zijn de verschillende werkplekken aangegeven.

Goed om te weten

Voor alle werkplekken bij Woonpartners geldt dat ze niet persoonsgebonden zijn, dat deze altijd leeg en opgeruimd moeten worden achtergelaten en dat je er niet mag eten.

Als je langer dan een uur weg bent, ruim je spullen dan even op zodat een collega gebruik kan maken van die werkplek.

Aanlandplek

Aanlandplekken vind je in de ruimtes tegenover de informele ontmoetingsruimte bij de pantry en in de Gasterie. Je gebruikt deze om een deel van de dag te werken, bijvoorbeeld tussen afspraken door. Deze werkplekken zijn niet ARBO-proof en er zijn geen beeldschermen aanwezig. De ‘traptafels’ zijn wel voorzien van stroompunten.

En weet je waarom we deze tafels ‘traptafels’ noemen? Omdat ze in 2020 zijn gemaakt van de oude treden van de draaitrap in het oude centrale trappenhuis.

Belcel

In de belcellen kun je jezelf even terugtrekken als je een telefoongesprek wilt voeren. Er zijn er drie en ze staan op de eerste en tweede verdieping.

Concentratiewerkplek

Deze werkplekken vind je in de de afgesloten ruimtes op de eerste en tweede verdieping.

In de tweepersoonsruimtes kun je geconcentreerd werken en het is niet de bedoeling dat je daar gaat bellen. Ook niet als je collega het oké vindt. In de een-persoonsruimtes kun je naast stil en geconcentreerd werken, ook even een privacygevoelig telefoongesprek voeren of een Teamsvergadering bijwonen. Een privacygevoelig telefoongesprek kun je ook in de belcellen voeren.

Overlegruimte

Op elke verdieping heb je een overlegruimte voor vier tot zes personen. Deze ruimte is geschikt voor face-to-face bijeenkomsten. Deze ruimtes kun je reserveren via Outlook en zijn voorzien van presenteermiddelen en stroompunten. Voor een kort moment van afstemming met maximaal vier personen, kun je ook een treinzit gebruiken.

Samenwerkplekken

Je kunt aan alle bureaus samenwerken, maar houd rekening met je stemvolume. Op de tweede verdieping zijn meer bureaus naast elkaar geplaatst waar je gericht kunt samenwerken.

Standaard werkplek

De standaard werkplek is een werkplek in de open ruimte, waar we ons dagelijkse werk doen. Deze is in hoogte verstelbaar (stoel en bureau) en is dus geschikt om de hele dag aan te werken.

Stilteplekken

Deze werkplekken vind je in de de afgesloten ruimtes op de eerste en tweede verdieping.

In de tweepersoonsruimtes kun je geconcentreerd werken. In de een-persoonsruimtes kun je naast stil en geconcentreerd werken ook even een privacygevoelig telefoongesprek voeren of een Teamsvergadering bijwonen. Een privacygevoelig telefoongesprek kun je ook in de belcellen voeren.

Telefooncentrale

De belplekken voor de klantadviseurs, zijn de vier werkplekken in de gesloten ruimte op de begane grond.

Treinzitjes

Op elke verdieping staat een treinzit. Ideaal voor wat korter intern en klein overleg. Zo'n treinzit kun je gewoon gebruiken en hoef je niet te reserveren.

Werkplekken achter de balie

De werkplekken op de begane grond, achter de balie zijn standaard werkplekken. Deze werkplekken worden afwisselend bezet door de alle afdelingen van Woonpartners. De medewerkers die hier zitten kunnen de balie mee in de gaten houden, als er veel mensen staan te wachten hen van koffie of thee voorzien en bij een onveilige situatie kunnen zij als het nodig is, ook het stil alarm inschakelen.

Op deze plekken zit je in het zicht. Het is goed om daar rekening mee te houden.

In het kader van een gezonde werkomgeving is een deel van de werkplekken elektrisch in hoogte verstelbaar tot stahoogte. Een deel van de dag staan heeft veel gezondheidsvoordelen en stimuleert het nadenken. De bureaus zijn te vinden op de 1e en 2e verdieping.

Voor het instellen van de juiste beeldschermhoogte kun je de instructies aanhouden zoals beschreven op de pagina Veilig en gezond werken op Intranet. De bureauhoogte is juist als je armen rusten op het bureau en een hoek van 90 graden bij je elleboog is. Je schouders moeten niet hangen, maar ook niet omhoog geduwd worden.

Heb je vragen of wil je advies? Stel ze aan de preventiemedewerker en/of kijk op de pagina Alles over Arbo! op intranet.

Op de zuidzijde is zonwering toegepast, deze kun je zelf bedienen. Dit draagt bij aan een prettig binnenklimaat.

Let op dat je de zonwering aan het einde van de dag ook weer inrolt.